Aplikasi Pemungutan Suara Pemilihan Kepala Desa (Pilkades)

Pelaksanaan Pemungutan Suara Pemilihan Kepala Desa, merupakan titik awal dalam menentukan Calon Kepala Desa pilihan masyarakat. Dalam kegiatan pemungutan suara inilah panitia bekerja keras tanpa mengenal lelah dalam mensukseskan pemilihan kepala desa. Dalam pemungutan suara, panitia harus mencocokan data pemilih berdasarkan Surat Undangan dengan data yang ada di DPT yang telah ditetapkan, sehingga dengan mencocokan data yang jumlahnya ribuan mengakibatkan proses pemungutan suara menjadi terlambat. Selain itu panitia juga harus memvalidasi kebenaran dari orang yang memberikan surat undangan tersebut.

Dalam pemungutan suara, sangat rawan dengan kecurangan-kecurangan yang dilakukan oleh orang yang tidak bertanggungjawab untuk memenangkan salah satu calon kepala desa. Untuk mengantisipasi hal-hal tersebut, kami dari panitia Pikades Jagamukti Tahun 2017, mencoba membuat sebuah aplikasi yang berbasis Excel Macro dalam pemungutan Suara pada Pilkades Jagamukti Kecamatan Surade Kabupaten Sukabumi pada tahun 2017. Dan Alhamdulillah berjalan dengan baik sesuai harapan. Dengan adanya aplikasi pemungutan Suara ini, kami panitia waktu itu terasa terbantu sekali sehingga proses pemungutan suara berjalan lancar dan lebih cepat serta akurat.

Sebagai bentuk transfaransi dan pemantauan dari seluruh elemen masyarakat yang hadir, maka pada pelaksanaan Pemungutan dan Penghitungan Suara, waktu itu kami selaku panitia Pilkades menampilkan pemungutan suara maupun perhitungan perolehan suara melalui 2 (dua) unit infokus. Infokus yang pertama kami pasang diruangan pemungutan dan penghitungan suara, hal ini bertujuan agar para calon kepala desa dan saksi beserta tamu undangan bisa memantau masyarakat yang memberikan suara. Sedangkan infokus yang satunya lagi kami pasang di pinggir balai desa, sehingga masyarakat akan focus melihat nama-nama peserta pemilih yang memberikan suaranya dan juga perolehan suara melalui infokus yang disediakan panitia pada saat penghitugan suara. Dan hal ini juga untuk mengantisipasi masyarakat masuk ke ruangan pemungutan dan penghitungan suara yang dapat mengganggu konsentrasi panitia dalam menghitung perolehan suara.

Dalam kesempatan ini, kami juga ingin berbagi pengalaman dengan rekan-rekan yang mungkin saat ini sedang menghadapi persiapan Pilkades di tempat rekan-rekan. Atau bisa dijadikan sebagai referensi untuk membuat aplikasi Pemungutan Suara yang lebih baik. Dan kami siap membantu rekan-rekan dalam mempersiapkan Pemungutan Suara agar berjalan dengan baik dan lancar. Berbagi itu Indah...!!!

Update :

Aplikasi Pemungutan Suara ini telah mengalami beberapa perbaikan dan perubahan / update atas masukan dari rekan panitia pilkades sehingga diharapkan lebih memudahkan dalam pelaksanaan pemungutan suara. Namun kamipun menyadari bahwa aplikasi ini masih jauh dari sempurna atau masih banyak kekurangannya. Dan atas masukannya kami ucapkan terima kasih.

Dalam penggunaan aplikasi Penghitungan suara ini, ada beberapa langkah yang perlu diperhatikan agar bisa berjalan dengan normal.

Setiap membuka file ini aka aktif-kan dulu Security Macro Enable.

Klik "Option" kemudian anda klik atau beri tanda pada pilihan "Enable this content" lalu OK, atau bisa dibaca pada artikel "Cara Mengaktifkan File Excel Berbasis VBA Macro"
Untuk Office 2010 ke atas "Security Warning Macro has been disabled" lalu klik "Enable content"
Setting regional Komputer/Laptop ke regional "Bahasa Indonesia" bisa dibaca pada artikel "Cara Mensetting Regional Komputer"
Non-aktif-kan dulu fasilitas Simpan Otomatis, karena secara default, Ms Excel akan menyimpan dokumen secara otomatis setiap 10 menit sekali, dan ini akan mengganggu dalam penggunaan aplikasi perhitungan suara tersebut. Untuk menon-aktif-kan nya bisa dibaca pada artikel "Cara Menon-aktif-kan Menyimpan Otomatis Dokumen Excel"
Tutup/Klose semua aplikasi yang sedang dijalankan/dibuka, misal Ms Office, aplikasi Musik, Video, Internet, Corel, PhotoShop dan lain-lainnya. Jadi hanya aplikasi penghitungan suara ini saja yang aktif. Dan apabila anda sedang membuka aplikasi Ms. Excell, maka pada saat membuka aplikasi Penghitungan Suara, akan ditutup/Close secara Otomatis.
Tombol "Menu" atau gambar home untuk masuk ke Menu Utama
Gambar Print untuk print data
Tombol "Tampilkan Semua Data" untuk menampilkan semua data termasuk data yang kosong
Tombol "Hiden Data Kosong" untuk menyembunyikan data yang kosong agar tidak ikut ke print.
Tidak diperkenankan menghapus atau menambah (insert) baris atau kolom yang sudah ada
Tidak diperkenankan untuk menghapus nama sheet yang sudah ada
Tombol lain dibahas selanjutnya pada penggunaannya.
Untuk masuk ke Aplikasi, silahkan masukan "User dan Password"

Penggunaan Aplikasi Pemungutan Suara Pemilihan Kepala Desa

Untuk setiap masuk ke sheet "Menu Utama" anda klik tombol "Menu" atau gambar "home"

Untuk masuk ke setiap sheet anda klik tombol yang disediakan

Masuk ke sheet "Data Utama"

Di Sheet "Data Utama" silahkan anda isi data-data yang dibutuhkan yang diberi warna "Kuning".
Jumlah Hak Pilih (DPT); jangan dirubah karena sudah otomatis dari data Pemilih Per-RT dan dari sheet Data Pemilih.
Jumlah Surat Suara Yang Diterima Panitia, termasuk cadangan/tambahan; isi jumlah surat suara yang diterima panitia (hanya menuliskan angka jumlah saja, jangan pakai lembar)
Jumlah Pemilih Yang Memberikan Suara; jangan dirubah karena sudah otomatis dari data pemungutan suara.

Masuk ke sheet "Data RT"

Silahkan isi data pemilih di setiap RT yang diambil dari Daftar Pemilih Tetap yang telah ditetapkan. Untuk kolom Data Dusun anda hanya mengisi Nama TPS / Dusun saja, yang lain sudah otomatis. Apabila anda menggunakan aplikasi Daftar Pemilih Sementara (DPS) dan Daftar Pemilih Tetap (DPT) dan Surat Undangan Pilkades, anda tinggal copy paste Value datanya yaitu pada sheet Berita Acara Kesepakatan Hasil Rekapitulasi Daftar Pemilih Tetap.

Masuk ke data Sheet "Data Pemilih"

Untuk menghapus data yang ada, klik tombol "Hapus Data DPT"
Masukan data DPT sesuai data DPT yang telah ditetapkan. Di Daftar Pemilih Tetap (DPT) yang telah ditetapkan tersebut anda blok datanya kemudian anda klik "Copy" lalu anda masuk lagi ke sini (sheet DPT) dan anda tinggal klik tombol "Paste Value".

Untuk kolom No. KK, Tempat Lahir dan Status (yang diberi blok warna Hitam) bisa dikosongkan atau tidak perlu diisi. Dan apabila sudah terlanjur di isi maka anda klik saja tombol "Refresh" sehingga data-data tersebut akan dihapus. Sekarang masuk lagi data yang ada di sheet "Data RT", dan lihat validasi yang berada di baris paling bawah.

Apabila hasil validasi ada warna merah seperti gambar di atas, berarti ada selisih antara data pemilih per-RT dengan data di sheet "Data Pemilih", silahkan cek jumlah pemilih per-RT dan jumlah pemilih di sheet "Data Pemilih" . dan apabila hasilnya sudah sama maka akan ditampilkan validasi "OK" seperti berikut :

Selanjutnya anda sortir kembali data pemilih pada kolom "Keterangan". Mengisi kolom keterangan sebaiknya 1 hari sebelum hari H atau malam hari H. Pada kolom keterangan ada beberapa pilihan yaitu : "Meninggal", "Pindah" dan "Tidak Ada".

Kolom Keterangan anda isi pada saat Expedisi Surat Undangan yang diberikan ke Pemilih melalui Ketua RT dikembalikan ke Panitia. Di sinilah kita selaku panitia memberikan keterangan Nomor DPT/Surat Undangan Nomor berapa yang kembali ke panitia. Hal ini dilakukan untuk mengunci Nomor Surat Undangan yang ada di panitia, sehingga tidak bisa digunakan oleh orang yang tidak bertanggungjawab. Sehingga dengan adanya keterangan di kolom "Keterangan" maka data tersebut tidak bisa di input. Silahkan anda coba memberi keterangan "Meninggal" atau "Pindah. Kemudian anda input nomor surat undangan / DPT tersebut di sheet "Pemungutan" maka akan ditampilkan keterangan dan tidak bisa diinput. Adapun untuk keterangan "Tidak Ada" yaitu apabila pada saat distribusi surat undangan orang tersebut tidak ada di lokasi (misal sedang bekerja di tempat lain dan sebagainya) maka isi di keterangan "Tidak Ada".

Untuk Surat Undangan dikembalikan ke panitia karena pada saat distribusi surat undangan tersebut orangnya "tidak ada" maka orang tersebut diberi kesempatan untuk mengambil surat undangan tersebut ke panitia dengan membawa KTP Asli, dan pada sheet "Pemungutan" masih bisa diinput.

Apabila pada pembuatan surat undangan terjadi kekeliruan, misalnya double Nomor Surat Undangan atau orang tersebut tidak dikenal, maka pada kolom "Keterangan" anda input "PINDAH" saja.
Untuk menginput keterangan, anda klik tombol "Status Keterangan"

Isi Nomor Surat Undangan yang dikembalikan ke panitia karena pemilih tersebut :
- "Tidak Ada"; saat distribusi surat undangan orangnya tidak ada dilokasi
- "Pindah"; sudah pindah atau tidak dikenal atau double data
- "Meninggal"; sudah meninggal dunia.
Jadi Input Nomor DPT/Undangan (input nomornya saja) kemudian pada kolom "Keterangan" pilih keterangan tersebut lalu klik tombol "Simpan".
Apabila data keterangan tersebut sudah kita input misalnya "Tidak Ada", kemudian orang yang telah kita beri keterangan tersebut datang ke panitia mengambil surat undangan tersebut maka anda rubah lagi keterangan atau hilangkan keterangan tersebut dengan cara seperti di atas yaitu klik tombol "Status Keterangan" Masukan lagi Nomor Surat/DPT dan pada kolom Keterangan anda Hapus lalu klik "Simpan"

Silahkan anda input semua data Surat Undangan yang ada di panitia dengan memberikan keterangan seperti di atas.

Untuk mengetahui atau mengecek Data Pemilih, klik tombol "Cek Daftar pemilih"

Masukan Nomor KTP / NIK orang yang akan di cek datanya. Apabila tidak ada data orang tersebut berarti orang tersebut tidak terdaftar di DPT atau tidak mempunyai Hak Pilih.

Masuk ke sheet "Pemungutan"

Untuk mengosongkan atau menghapus data yang ada, silahkan klik tombol "Start / Hapus Data" kemudian anda klik tombol "Hiden Data Kosong".

Di sheet "Pemungutan" inilah kita bekerja dalam pelaksanaan Pemungutan Suara. Dalam prosesnya yaitu setiap orang (pemilih) yang datang harus memberikan Surat Undangan kepada petugas operator Pemungutan Suara. Operator meng-input pemilih dengan menuliskan Nomor Surat Undangan di kolom "No. DPT" yang diberi warna orange.
Operator bisa menuliskan Nomor Surat Undangan tersebut secara manual atau juga dengan menggunakan alat kode Barcode (apabila di Surat Undangan menggunakan Barcode). Namun apabila kita menginput Nomor Undangan tersebut secara manual, saya sarankan bahwa laptop tersebut mempunyai fasilitas angka di sebelah kanan (Numeric Keypad) . Jadi jangan angka yang diatas berjejer ke kanan, atau kita bisa menggunakan keyboard tambahan untuk memudahkan pengetikan angka tersebut.
Apabila ada data yang double, misalnya anda menerima Surat Undangan dengan Nomor yang sama atau Nomor Undangan tersebut sudah mencoblos sebelumnya, maka secara otomatis sistem akan menolak data atau Nomor Undangan tersebut.

Jadi apabila ada data double maka data yang terakhir akan di tolak dengan ditampilkan pesan seperti gambar diatas lalu klik "OK", maka nomor yang anda input tersebut akan langsung dihapus.

Yang menjadi permasalahan di sini adalah apabila dalam membuat atau mengisi data di Surat Undangan dibuat secara manual atau ditulis tangan. Hal ini tidak sedikit terjadinya kesalahan dalam mengisi data tersebut. Terkadang salah penulisan Nomor, Penulisan Nama atau data lainnya dan bahkan terjadi juga double Nomor. Jadi di sini saya sarankan sebaiknya anda mengisi Surat Undangan menggunakan Aplikasi Surat Undangan yang ada di blog ini atau buatan anda sendiri dengan menggunakan Mail Merge atau lainnya supaya tidak terjadi kesalahan pengisian data di Surat Undangan tersebut.

Selain menolak double data, di sini juga akan menolak yang orangnya "Tidak Ada", "Pindah" atau "Meninggal" sesuai dengan data di kolom Keterangan di sheet "Data Pemilih", seperti yang dibahas di atas pada Validasi Keterangan.

Sebagai contoh di sheet "Data Pemilih" Nomor Urut 5 surat undangannya dikembalikan ke panitia karena pada saat distribusi surat undangan, orang tersebut tidak ada. Dan pada saat pelaksanaan Pemungutan Suara, orang tersebut datang dan mengambil Surat Undangan ke Panitia.

Kemudian orang tersebut memberikan Surat Undangan ke Operator. Dikarenakan data nomor tersebut di kolom keterangan masih berstatus "Tidak Ada" (lihat gambar diatas), maka pada saat operator menginput Nomor tersebut maka akan ditampilkan pesan dan di sini datanya langsung diperbaiki.

Pada saat operator meng-input data dari Surat Undangan Nomor 5, maka ditampilkan pesan seperti gambar diatas. Karena nomor tersebut di sheet Data Pemilih di kolom "Keterangan" berstatus "Tidak Ada". Lalu anda klik "OK" saja sehingga akan ditampilkan form untuk memperbaiki data tersebut.

Kemudian anda tuliskan angka 5 (angka yang anda input tersebut), dan dalam hal contoh disini adalah data dari Nomor urut/surat undangan Nomor 5 pada comboBox yang diberi warna kuning.

Di sini anda tidak perlu merubah data, karena sudah otomatis. Di sini anda langsung saja klik tombol "Simpan" sehingga akan ditampilkan lagi pesan bahwa data tersebut sudah diperbaiki dan akan disimpan, lihat gambar di bawah.

Klik saja OK dan anda persilahkan pemilih yang membawa surat undangan Nomor 5 tersebut untuk melanjutkan pencoblosan.
Adapun data tersebut akan input otomatis ke sheet "Pemungutan"

Sedangkan data di "Data Pemilih" juga akan secara otomatis dirubah, lihat hasilnya seperti gambar di bawah.

Apabila pada sheet "Data Pemilih" status di Keterangan : "Pindah" atau "Meninggal" maka pada saat di input di sheet "Pemungutan" akan ditolak dan tidak bisa memberikan suara.

Sebagai contoh; Nomor Urut atau Surat Undangan Nomor 100 di sheet "Data Pemilih" diketerangan berstatus "Pindah" maka pada saat di input akan ditampilkan Message Box seperti berikut.

Dan data orang ini tidak bisa di input karena sudah "Pindah". Begitu juga apabila orang tersebut sudah "Meninggal" dunia.

Selain itu petugas penginput data juga harus jeli melihat biodata yang ditampilkan diatas pada baris "Validasi" yang diberi warna Hijau. Yang perlu menjadi perhatian adalah jenis kelamin dan Usia. Sebab terkadang di data Validasi tersebut tercantum jenis kelamin L (laki-laki) tapi ternyata yang memberikan Surat Undangan adalah Perempuan. Dan ada juga usia yang tercantum di Validasi misalnya 51 Tahun tapi ternyata yang memberikan Surat Undangan tersebut kalau diperhatikan lebih muda. Hal ini tidak jarang terjadi karena misalnya orang tuanya sakit tidak bisa hadir maka diberikan kepada anaknya. Kalau hal itu terjadi maka petugas bisa menolaknya langsung.

Untuk mengecek data yang sudah memberikan suara, anda bisa meng-klik tombol "Cek Kehadiran"

Masukan Nomor DPT atau Nomor surat Undangan yang akan di cek, apabila orang tersebut sudah mencoblos maka akan ditampilkan datanya dan apabila belum mencoblos berarti datanya kosong.

Dengan demikian, kita selaku panitia berupaya semaksimal mungkin untuk meminimalisir atau mengantisipasi beberapa kecurangan-kecurangan dalam Pemungutan Suara.

Di sini saya akan memberikan gambaran petugas-petugas Pemungutan Suara bisa di lihat pada Keputusan Panitia Pilkades tentang Pembantu Panitia, namun di sini saya akan menjelaskan petugas yang langsung berhubungan dengan pendaftaran pemilih.

Orang Pertama adalah orang bertugas untuk memasukan Nomor Surat Undangan (sesuai di DPT) di aplikasi pemungutan suara pada sheet "Pemungutan", sebagaiamana dibahas diatas. Penginputan Nomor Surat Undangan tersebut bisa secara manual artinya menuliskan Nomor Surat Undangan atau bisa juga menggunakan scan barcode (apabila surat undangannya memakai fasilitas kode barcode, seperti Surat Undangan di tempat kami waktu itu. Sebagai referensi Surat Undangan yang menggunakan barcode, download di sini...!!

Orang Kedua bertugas mencatat Nomor Surat Undangan dalam format terpisah (manual). Hal ini untuk mengantisipasi terjadinya kendala misalnya listrik mati, laptop error dan kendala lainnya sehingga pemungutan suara bisa tetap berjalan. Selain itu dengan adanya pencatatan surat undangan ini bertujuan untuk mencocokan jumlah pemilih yang memberikan suaranya.

Orang kedua tersebut memasukan Nomor DPT yang ada di surat Undangan berdasarkan urutan kehadiran. Kemudian surat undangan tersebut diberikan kepada orang ketiga.
Download file form Pencatatan Kehadiran Pemilih

Orang ketiga bertugas untuk merapikan Surat Undangan yang sudah masuk dan setiap 10 lembar surat undangan yang masuk kemudian di ikat dengan karet dan disimpan dalam dus dibawah meja. Namun apabila ada pemilih dari TPS lain, maka dipisahkan. Selain tugas tersebut, orang ketiga bisa membantu tugas-tugas yang lainnya

Orang ke empat bertugas untuk memberikan Surat Suara kepada pemilih (kalau bisa diusahakan oleh Wakil Ketua Panitia).

Orang ke lima bertugas untuk memegang Surat Suara kemudian diberikan kepada orang ke empat tadi dan memberikan tanda Ceklist pada format "Surat Suara yang dikeluarkan / diberikan ke Pemilih". Dan dalam memberikan surat suara ke orang ke empat tersebut bisa 5 atau 10 atau 25 sekali memberikan, tergantung keinginan anda, yang penting anda memberikan tanda ceklist sesuai dengan surat suara yang diberikan dan yang penting jangan sampai di depan orang ke empat Surat Suara kosong. Hal ini bertujuan untuk mengetahui jumlah surat suara yang diberikan ke pemilih dan untuk mencocokan data jumlah pemilih yang memberikan suaranya dengan data yang ada pada orang pertama dan orang kedua.

Download file form Ceklist Data Surat Suara Yang diberikan ke Pemilih

Apabila Pemungutan Suara sudah di TUTUP, maka panitia harus mencocokan data Jumlah Pemilih yang di input di Laptop/Komputer (dalam aplikasi ini) dengan Daftar Pencatatan Pemilih Berdasarkan Surat Undangan & DPT (orang kedua) serta Ceklist Data Surat Suara Yang Diberikan ke Pemilih (Orang Kelima). Jumlahnya harus SAMA.

Apabila tidak sama, mungkin karena kekeliruan pengisian data maka alternatifnya adalah :

Cek jumlah sisa Surat Suara yang belum digunakan
Cek jumlah Surat Suara yang dikembalikan karena rusak atau salah coblos
Hitungan 1 :
Jumlah Surat Suara Yang Diterima Panitia (termasuk cadangan) - Jumlah Sisa Surat Suara Yang Belum digunakan - Surat Suara Yang Dikembalikan = Surat Suara Yang Terpakai (yang ada pada kotak suara)

Cek Jumlah Surat Undangan yang telah masuk pada TPS tersebut (pada orang ketiga)
Cek jumlah Surat undangan dari TPS lain (apabila ada)
Hitungan 2 :
Jumlah Surat Suara Yang Diterima Panitia (termasuk cadangan) - Jumlah Surat Undangan yang telah masuk pada TPS tersebut - jumlah Surat undangan dari TPS lain (apabila ada) = Surat Suara Yang Terpakai (yang ada pada kotak suara)
Silahkan cocokan antara antara Hitungan 1 dan Hitungan 2 harus sama.
Jumlah Surat Suara Yang Diterima Panitia (termasuk cadangan) - Jumlah Sisa Surat Suara Yang Belum digunakan - Surat Suara Yang Dikembalikan = Surat Suara Yang Terpakai (yang ada pada kotak suara)

Karena di sini ada kesalahan dalam penginputan data maka anda pun menginput data di sheet "Lamp BA Pemungutan" atau form "Lampiran Berita Acara Musyawarah Setelah Pemungutan Suara" secara manual (dimanualkan saja)

Namun saya berharap tidak terjadi kesalahan tersebut, sehingga di sarankan pada penginputan data harus konsentrasi penuh. Apabila sudah dianggap benar atau sudah datanya sudah cocok maka print data tersebut dengan mengklik gambar "Printer" di sheet "Pemungutan"

Pada baris "Jumlah Surat Suara Yang Dikembalikan Pemilih karena Rusak/Salah Coblos", anda isi jumlahnya walaupun tidak ada yang dikembalikan anda isi saja 0 (nol) lalu klik "Simpan"

Kemudian anda beri tanda ceklist pada data-data yang akan di print dan isi jumlah print-nya lalu klik tombol "Print" Apabila terjadi kesalahan input seperti yang dibahas di atas, maka untuk Data Kehadiran Pemilih tidak perlu di print, namun apabila tidak terjadi kesalahan maka beri tanda ceklist.

Dokumen yang sudah di print langsung ditandatangani oleh semua pihak yang tertera dalam dokumen tersebut, jangan menunggu selesainya proses penghitungan suara.

Gambaran Pemungutan suara berikut :

Itulah yang dapat kami share kan pengalaman kami waktu menjadi panitia Pilkades, semoga ada manfaatnya.

Apabila anda masih mengalami kesulitan dalam penggunaan aplikasi penghitungan suara tersebut, bisa menghubungi saya melalui email di baladaka@gmail.com atau melalui SMS/Telp/WA 0812 1984 3366

Mudah-mudahan saya bisa membantu dan terima kasih atas bantuannya.

Apabila anda ingin Aplikasi Pemungutan Suara Pilkades, sesuai dengan Format Lampiran Perbup / Format-format ditempat anda (seperti Berita Acara, Surat Keputusan dan format lainnya),
Silahkan kirimkan Via WA 0812 1984 3366 atau via email baladaka@gmail.com

Narasi dalam bentuk pdf	Download
Download Aplikasi	Download

Aplikasi Pemungutan Suara Pemilihan Kepala Desa (Pilkades)

1 komentar: