Aplikasi Surat Undangan Pemilihan Kepala Desa

Dalam Pelaksanaan Pemilihan Kepala Desa, kita sebagai Panitia Pilkades tentunya mempunyai tugas untuk membuat dan memberikan surat undangan kepada para pemilih yang mempunyai hak pilih (sesuai DPT yang telah ditetapkan) untuk memberikan suaranya dalam pemungutan suara.

Adapun bentuk atau narasi surat undangan di setiap daerah besar kemungkinan berbeda, namun inti dari surat undangan tersebut yaitu mengundang masyarakat yang mempunyai hak pilih untuk memberikan pilihannya dalam pemungutan Suara.
Dalam membuat surat undangan, sebaiknya anda sebagai panitia membuat ciri khas tertentu yang sulit untuk ditiru. Sebab dalam pemungutan suara, tidak sedikit terjadi kecurangan-kecurangan dengan menggandakan Surat Undangan oleh pihak yang tidak bertanggungjawab untuk memenangkan salah satu calon kepala desa.
Sebagai contoh dalam Surat Undangan yang kami buat pada saat pemilihan kepala desa, diantaranya :

1. Background gambar dengan tulisan dan logo panitia
2. Barcode berdasarkan Nomor Surat Undangan / Nomor DPT
3. Pada stempel panitia sebelah kanan pada lingkaran stempel diputus sedikit. Coba perhatikan gambar di atas

Jadi anda pun bisa memberi tanda atau ciri khas tersendiri yang hanya panitia saja yang tahu ciri tersebut. Hal ini untuk mengantisipasi adanya kecurangan penggandaan surat undangan.

Aplikasi Surat Undangan ini berbasis VBA Macro Excel yang sangat sederhana sekali dan kami menyadari aplikasi ini masih banyak kekurangannya, namun kami berharap bisa membantu rekan-rekan panitia Pilkades dalam pembuatan Surat Undangan

Dalam pengisian Surat Undangan yang menggunakan manual atau ditulis tangan, tidak sedikit terjadinya salah tulis. Ada yang salah memasukan Nomor DPT, Salah Nama tidak sesuai Nomor DPT dan lain sebagainya. Dengan Aplikasi Surat Undangan, maka masalah kesalahan-kesalahan tersebut dapat diminimalisir bahkan tidak akan terjadi salah input.

Dalam penggunaan aplikasi Surat Undangan ini, ada beberapa langkah yang perlu diperhatikan agar bisa berjalan dengan normal.

• Setiap membuka file ini aka aktif-kan dulu Security Macro Enable. Silahkan baca artikel "Cara Mengaktifkan File Excel Berbasis VBA Macro"
• Tombol "Menu" atau gambar home untuk masuk ke Menu Utama
• Gambar Print untuk print Surat Undangan
• Tombol "Tampilkan Semua Data" untuk menampilkan semua data termasuk data yang kosong
• Tombol "Hiden Data Kosong" untuk menyembunyikan data yang kosong agar tidak ikut ke print.
• Tidak diperkenankan menghapus atau menambah (insert) baris atau kolom yang sudah ada
• Tidak diperkenankan untuk menghapus atau mengganti nama sheet yang sudah ada
• Untuk masuk ke Aplikasi, silahkan masukan User dan Password.

Update :

Aplikasi ini telah mengalami beberapa update (perubahan) dan ini atas masukan-masukan dari rekan-rekan panitia pilkades. Atas masukannya saya ucapkan terima kasih.
Dalam aplikasi Surat Undangan Pilkades ini, terdapat 10 model surat undangan yang mungkin dapat membantu rekan panitia dalam pembuatan Surat Undangan.

1. Masuk ke Menu Utama


Di menu inilah anda bisa masuk ke setiap sheet yang diperlukan.



2. Masuk ke Sheet "Data Utama"
   
   
   

   Isilah data-data yang dibutuhkan yang diberi warna Kuning.

   Pada Aplikasi Surat Undangan ini, terdapat 10 Model Surat Undangan. Pada sheet "Menu Utama" pada baris "Model Surat Undangan"; anda pilih model surat undangan yang mungkin bisa anda gunakan. Pada pilihan tersebut terdapat 10 model surat undangan, dan anda bisa juga memilih "Tampilkan Semua Undangan" untuk menampilkan semua model Surat Undangan.
   
   

Model Surat Undangan :

1. Surat Undangan Model 1, silahkan anda download di sini....!!
   Mohon ma'af, untuk model 1 hasil download terdapat background logo namun di aplikasi tidak ada, karena terlalu berat ke aplikasi
2. Surat Undangan Model 2, silahkan anda download di sini....!!
3. Surat Undangan Model 3, silahkan anda download di sini....!!
4. Surat Undangan Model 4, silahkan anda download di sini....!!
5. Surat Undangan Model 5, silahkan anda download di sini....!!
6. Surat Undangan Model 6, silahkan anda download di sini....!!
7. Surat Undangan Model 7, silahkan anda download di sini....!!
8. Surat Undangan Model 8, silahkan anda download di sini....!!
9. Surat Undangan Model 9, silahkan anda download di sini....!!
10. Surat Undangan Model 10, silahkan anda download di sini....!!


3. Masuk ke Sheet "Data Lokasi"
   
   
   

   Isilah data-data yang dibutuhkan. Pada sheet "Data Lokasi", akan ditampilkan format sesuai dengan pilihan anda pada "Model Surat Undangan"

4. Masuk ke Sheet "Data Pemilih"
   
   
   

   Pada sheet "Data Pemilih", apabila masih ada datanya, silahkan anda hapus dengan menekan tombol "Hapus Data". Untuk mengisi "Data Pemilih" diambil dari data DPT yang telah ditetapkan, kemudian anda Copy dulu datanya di DPT tersebut lalu masuk ke sheet "Data Pemilih" lalu anda klik tombol "Paste". Silahkan sesuaikan data yang dibutuhkan sesuai dengan data yang ada pada Surat Undangan.

5. Apabila "Data Pemilih" sudah selesai, silahkan masuk ke sheet Surat Undangan.
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   

   Dalam surat undangan tersebut kami membuat sebuah kode Barcode (gambar bergaris). Barcode tersebut merupakan Nomor Surat Undangan berdasarkan Nomor DPT. Jadi setiap surat undangan barcode akan berbeda. Hal ini untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diharapkan selain itu dalam proses pemungutan suara-pun akan lebih cepat. Anda bisa menggunakan sebuah alat yang bernama Scan Barcode. Adapun untuk pemungutan suara bisa menggunakan Aplikasi Pemungutan Suara atau juga buatan anda sendiri.

   

   Jadi dengan menggunakan Barcode kita berupaya untuk meminimalisir penggandaan Surat Undangan oleh orang yang tidak bertanggungjawab. Dalam pemungutan Suara kita bisa menggunakan alat Barcode tersebut atau bisa juga dalam pemungutan suara nanti kita hanya menuliskan Nomor Surat Undangan nya saja. Jadi tidak menggunakan alat pembaca barcode atau manual menuliskan Nomor Surat Undangan-nya saja. Namun diharapkan barcode tersebut di tampilkan di Surat Undangan, agar nanti pada saat ada surat undangan yang dicurigai palsu kita bisa mengeceknya menggunakan scan barcode melalui HandPhone.

   Namun apabila kita mau menggunakan alat / scan barcode, harganya sebetulnya tidak terlalu mahal, beli aja yang harga sekitar 200 - 300 ribu an juga sudah bagus.

   Apabila komputer atau laptop anda belum diinstal font untuk menampilkan Barcode seperti gambar diatas, maka hasilnya akan seperti gambar dibawah ini.

   

   Silahkan instal dulu jenis huruf (font) "Free 3 or 9" untuk menampilkan kode barcode tersebut. Anda bisa mendownload jenis font Free 3 of 9 di web berikut :

   Wfonts.com
   dafont.com
   1001font.com
   font2u.com
   

   Apabila sudah di download silahkan install font tersebut dikomputer/laptop anda, namun kalau masih bingung cara menginstalnya, silahkan baca "Cara Menginstall JenisHuruf / Font"

   Namun apabila diinstal masih tetap belum tampil barcode-nya maka simpan kursor di kolom yang ada barcode tersebut (di Surat Undangan) kemudian pilih font Free 3 of 9

   

   Apabila anda tidak mau menampilkan "barcode", maka hapus saja.

6. Masuk ke sheet Expedisi Surat Undangan
   

   Sebelum mencetak Surat Undangan, sebaiknya cetak dulu Tanda Terima Surat Undangan Per-RT. Agar nanti pada saat mencetak Surat Undangan bisa digabungkan dengan Tanda Terima tersebut. Masuk ke sheet "Expedisi Surat" untuk mencetak Tanda Terima Surat Undangan tersebut.

   

   Klik Nomor Urut RT yang berada di sebelah kanan atas, kemudian Klik tombol atau gambar "Printer" untuk mengeprint. Setelah mencetak expedisi surat undangan kemudian kita mencetak Surat Undangan. Dan Surat Undangan yang sudah dicetak digabungkan dengan Tanda Terima Surat Undangan tersebut, untuk memudahkan pendistribusian Surat Undangan.

7. Print Surat Undangan.
• Kertas yang digunakan adalah kertas F4 dibagi 2. Sebelum nge-print Surat Undangan, maka sebaiknya kertas dipotong terlebih dulu.
• Setting terlebih dulu Page Setup-nya karena Page Setup sering berubah tergantung dari print yang digunakan.

Tekan Ctrl + P maka akan tampil menu Print




atau




Pilih jenis Printer, Kemudian klik "Properties"



Pada "Document-Size", pilih "User-Defined"




Pada "Paper Height", rubah nilainya menjadi 6.50 lalu Klik "OK" - "OK" - "Close"
Sekarang settingan Page Setup sudah selesai.



• Masuk ke sheet Surat Undangan

  Dalam mencetak Surat Undangan, kita bisa menggunakan beberapa printer, 2 sampai 5 printer, tergantung adanya printer di desa. Namun di usahakan lebih dari 1 printer dengan merk dan model printer yang sama agar tidak repot setting page setupnya.
  Klik gambar "Printer"

  

  Kolom "Dari Nomor" ; tuliskan Nomor Urut DPT dari Nomor berapa yang akan dicetak
  Kolom "Sampai Nomor" ; tuliskan Nomor Urut DPT sampai Nomor berapa yang akan dicetak.

  Setelah menentukan Nomor yang akan dicetak, sekarang anda klik OK dan biarkan printer mencetak Surat Undangan tersebut.

  Apabila anda menggunakan printer 2 atau lebih maka anda bisa membuat perintah ke printer yang lain dengan cara klik lagi gambar "Printer", kemudian klik tombol "Jenis Printer" untuk menentukan printer yang akan digunakan (maksudnya selain printer yang sedang nge-print perintah tadi.
  Kemudian isi lagi "Dari Nomor" dan "Sampai Nomor", seperti tadi. Dan di sini berarti Nomor Surat / DPT di sini kelanjutan dari Nomor yang sedang di print oleh perintah yang pertama. Begitu seterusnya, sehingga kita bisa mencetak Surat Undangan dengan cepat tanpa khawatir printer error.

  Di sini saya sarankan jangan terlalu banyak Nomor yang dicetak setiap kali cetakan, hal ini untuk menjaga kondisi printer agar tidak cepat rusak. Karena kalau kita mencetak sekaligus banyak maka printer akan cepat panas. Jadi maksimal 50 lembar saja setiap kali perintah Print. Dalam mengeprint sebenarnya bisa saja lebih dari 50 lembar per-print, namun dikhawatirkan catridge printer cepat panas sehingga akan cepat rusak.

8. Distribusi Surat Undangan.

   Apabila Surat Undangan sudah selesai di Print, satukan dengan Expedisi Surat Undangan atau Tanda Terima Surat Undangan. Sebaiknya berdayakan Ketua RT untuk mendistribusikan Surat Undangan tersebut.

   Catatan :
   • Surat Undangan harus sampai langsung ke tangan orang yang bersangkutan (yang terdaftar di DPT)
   • Hak Pilih / orang yang telah menerima Surat Undangan wajib menandatangani di kolom Tanda Terima dan mencantunkan nama aslinya
   • Apabila Hak Pilih tidak ada di tempat, maka surat undangan tidak boleh dititipkan/diberikan kepada orang lain.
   • Surat Undangan yang tidak diberikan ke Hak Pilih karena orang yang bersangkutan tidak ada di tempat pada saat pembagian Surat Undangan maka Surat Undangan tersebut wajib dikembalikan ke Panitia paling lambat pada hari Sabtu, 21 Oktober 2017 Pukul 17.00 WIB
   • Pada Format Expedisi kolom "Keterangan", apabila orangnya :

   Ada dan menerima Surat Undangan; maka coret "Tidak Ada / Pindah / Meninggal" atau biarkan saja "Tidak Ada / Pindah / Meninggal"

   Tidak ada; maka coret "Tidak Ada / Pindah / Meninggal"

   Pindah; maka coret "Tidak Ada / Pindah / Meninggal"

   Meninggal; maka coret "Tidak Ada / Pindah / Meninggal"

   • Bagi warga / Pemilih yang surat undangannya dikembalikan ke Panitia, bisa mengambil sendiri ke Panitia hingga hari Minggu 22 Oktober 2017 sampai pukul 13.00 WIB dengan membawa KTP ASLI.
   • Atau tergantung kebijakan ditempat anda
   
   
   Apabila anda ingin dibuatkan Surat Undangan dengan model yang sesuai dengan lampiran Perbup atau sesuai format undangan ditempat anda, silahkan konfirmasi via WA. 0812 1984 3366

   Itulah yang dapat kami share kan pengalaman kami waktu menjadi panitia Pilkades, semoga ada manfaatnya.

Apabila anda masih mengalami kesulitan dalam penggunaan aplikasi Surat Undangan, bisa menghubungi saya melalui email di  baladaka@gmail.com atau melalui SMS/Telp/WA 0812 1984 3366

Mudah-mudahan saya bisa membantu dan terima kasih atas bantuannya.

Narasi Surat Undangan Pemilihan Kepala Desa dalam bentuk pdf	Download
Download aplikasi Cetak Surat Undangan Pilkades	Download